Aumente a sua produtividade com papel e melhore o seu desempenho no trabalho

Seja produtivo com o papel e melhore o seu desempenho no trabalho.

Depois dos excessos do Natal e do Ano Novo, já deves ter voltado à rotina de trabalho. E, após o período festivo, é provável que tenha uma pilha de tarefas na sua lista de afazeres que precisam de ser concluídas rapidamente. Então, como aumentar a sua produtividade, garantindo ao mesmo tempo que tudo continua a ser feito com o devido cuidado e atenção? Se trabalha num escritório, a resposta vem na forma de papel.

Sobrecarga digital

Não há dúvida de que a média O escritório funciona agora com tecnologia digital. Tudo, desde a comunicação às apresentações, passando pela recolha de pedidos para ir buscar café, é feito de forma digital. Mas, embora tenha tornado muitos processos do dia-a-dia mais eficientes, pode ter um efeito negativo na produtividade. Ficar a olhar para ecrãs durante sete horas por dia pode levar à fadiga digital, o que pode tornar tarefas aparentemente simples muito mais difíceis e demoradas.

Um novo inquérito revelou que mais de metade dos profissionais de escritório sofre de sobrecarga digital, com 62% a afirmar que as ferramentas digitais estão a tornar as suas equipas dispersas e ineficientes nas reuniões. O inquérito, intitulado «Relatório sobre a Produtividade no Local de Trabalho», também revelou que mais de metade considera que a sobrecarga visual está a torná-los menos produtivos.

Quando questionados sobre a utilização de papel no local de trabalho, 60% dos inquiridos afirmaram que utilizam especificamente o papel para aumentar a sua produtividade, enquanto 96% preferem trabalhar com cópias em papel das informações, em vez da versão digital. O relatório concluiu que os trabalhadores necessitam de um equilíbrio sólido entre o analógico e o digital no escritório para manterem a concentração e a produtividade.

«Não há dúvida de que as ferramentas digitais tornaram o local de trabalho mais eficiente em muitos aspetos», explica o especialista em produtividade Holland Haiis. «Mas, embora as ferramentas digitais nos tenham ajudado a alcançar mais do que alguma vez imaginámos, também percebemos que é altura de encontrar um certo equilíbrio tecnológico com a ajuda de algumas ferramentas não tecnológicas.»

Envolve-te com o papel

O aumento da produtividade resultante do trabalho com papel deve-se às mesmas razões neurológicas que explicam por que razão compreendemos melhor um manual impresso. Ao ler num ecrã, a mente tende a ler por alto, selecionando apenas algumas palavras e frases para obter uma compreensão rápida e superficial do assunto. Mas, quando se lê em formato impresso, a mente fica totalmente envolvida, assimilando cada palavra e obtendo uma compreensão mais profunda da informação.

«96 % dos trabalhadores de escritório preferem trabalhar com cópias em papel da informação, em vez da versão digital»

Este processo de reflexão profunda estende-se também à escrita em papel, sendo que o ato físico de escrever ajuda a concentrar ainda mais a mente, permitindo que esta se envolva mais na tarefa, melhorando a retenção da informação e proporcionando soluções mais rapidamente. É por isso que 51% dos trabalhadores de escritório ainda anotam as suas ideias num caderno e 63% preferem usar papel para colaborar com os colegas e estimular a criatividade.

Cinco passos para ser produtivo com o papel

Então, como é que pode usar o papel para ser mais produtivo no escritório? Aqui estão cinco das melhores formas:

1. Faz uma lista diária de tarefas

Quando começares o dia, não vás diretamente para a caixa de entrada do e-mail. Ver uma pilha de mensagens por ler é o primeiro passo para a sobrecarga digital. Em vez disso, anota as três principais prioridades que tens para o dia, para concentrares a tua mente e ganhares energia.

2. Leva um caderno para as reuniões

As reuniões podem ser prejudicadas pelos dispositivos eletrónicos, com a atenção de todos dispersa e ninguém concentrado no tema em questão. Por isso, pegue num quadro de papel e crie uma zona sem tecnologia, onde as notas sejam tomadas em papel em vez de nos computadores portáteis. As pessoas ficarão mais envolvidas, as tarefas a realizar serão lembradas e, mais importante ainda, as reuniões serão mais curtas.

3. Utiliza notas autocolantes para teres uma visão geral

Em projetos de grande dimensão, é impossível ter uma visão geral de todos os aspetos num ecrã. Estar constantemente a alternar entre diferentes páginas e formatos acaba por sobrecarregar o cérebro e ninguém consegue ter uma visão global. Em vez disso, anote todos os aspetos do projeto em folhas de papel e afixe-as numa parede grande para obter uma compreensão mais profunda do trabalho.

4. Utilize um diário de trabalho tradicional

A boa e velha agenda em papel é essencial para planear o teu tempo e manteres-te a par dos teus compromissos. O simples facto de escrever uma anotação ajuda-te a reter essa informação e a pensar no que precisas para o compromisso.

5. Prepare-se para as apresentações em papel

Embora seja habitual utilizar o PowerPoint na maioria das apresentações, escrever as tuas notas em papel irá proporcionar-te uma compreensão mais profunda do teu discurso e ajudar-te a memorizar melhor o seu conteúdo. As tuas notas servirão também como pistas úteis durante o próprio discurso e constituirão um bom plano alternativo caso a tecnologia falhe.

• Para mais informações sobre o Relatório de Produtividade no Local de Trabalho, aceda a

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report