Zwiększ swoją wydajność dzięki papierowi i popraw wyniki w pracy

Zwiększ swoją wydajność dzięki papierowi i popraw wyniki w pracy.

Po świątecznych i noworocznych szaleństwach powinieneś już wrócić do codziennej rutyny w pracy. A po świątecznej przerwie prawdopodobnie macie na liście zadań do wykonania całą stertę spraw, które trzeba załatwić jak najszybciej. Jak więc zwiększyć swoją produktywność, dbając jednocześnie o to, by wszystko zostało wykonane z odpowiednią starannością i uwagą? Jeśli pracujecie w biurze, odpowiedzią jest papier.

Przeciążenie informacyjne

Nie ma wątpliwości, że średnia Biuro działa obecnie w oparciu o technologie cyfrowe. Wszystko – od komunikacji, przez prezentacje, aż po składanie zamówień na kawę – odbywa się w formie cyfrowej. Chociaż dzięki temu wiele codziennych procesów stało się bardziej wydajnych, może to mieć negatywny wpływ na produktywność. Siedem godzin dziennie spędzonych przed ekranem może prowadzić do zmęczenia cyfrowego, które sprawia, że pozornie proste zadania stają się znacznie trudniejsze i zajmują znacznie więcej czasu.

Z najnowszego badania wynika, że ponad połowa pracowników biurowych cierpi z powodu nadmiaru bodźców cyfrowych, a 62% z nich twierdzi, że narzędzia cyfrowe powodują, iż ich zespoły tracą koncentrację i stają się nieefektywne podczas spotkań. Badanie, zatytułowane „Raport o wydajności w miejscu pracy”, wykazało również, że ponad połowa respondentów uważa, iż nadmiar bodźców wyświetlanych na ekranach obniża ich wydajność.

Na pytanie dotyczące wykorzystania papieru w miejscu pracy 60% respondentów odpowiedziało, że używa papieru właśnie po to, by zwiększyć swoją wydajność, natomiast 96% woli pracować z papierowymi kopiami informacji zamiast z ich wersjami cyfrowymi. W raporcie stwierdzono, że pracownicy potrzebują odpowiedniej równowagi między rozwiązaniami analogowymi a cyfrowymi w biurze, aby zapewnić sobie skupienie i wydajność.

„Nie ma wątpliwości, że narzędzia cyfrowe pod wieloma względami zwiększyły wydajność w miejscu pracy” – wyjaśnia Holland Haiis, ekspert ds. produktywności. „Jednak choć narzędzia cyfrowe pomogły nam osiągnąć więcej, niż kiedykolwiek sobie wyobrażaliśmy, zdajemy sobie również sprawę, że nadszedł czas na odrobinę równowagi technologicznej dzięki wykorzystaniu narzędzi nietechnologicznych”.

Zajmij się papierem

Wzrost wydajności wynikający z pracy z papierem wynika z tych samych przyczyn neurologicznych, co lepsze przyswajanie treści z drukowanego podręcznika. Podczas czytania z ekranu umysł ma tendencję do przeglądać, wybierając jedynie wybrane słowa i frazy, aby szybko zapoznać się z tematem na poziomie powierzchownym. Jednak podczas czytania tekstu drukowanego umysł angażuje się w pełni, przyswajając każde słowo i uzyskując głębszy wgląd w przekaz.

„96% pracowników biurowych woli pracować z papierowymi kopiami dokumentów niż z ich wersjami cyfrowymi”

Ten proces głębokiego myślenia obejmuje również pisanie na papierze, a sam fizyczny akt pisania dodatkowo skupia umysł, pozwalając mu w pełni zaangażować się w zadanie, poprawiając zapamiętywanie i przyspieszając znajdowanie rozwiązań. Właśnie dlatego 51% pracowników biurowych nadal zapisuje swoje pomysły w notatniku, a 63% woli korzystać z papieru do współpracy z kolegami i pobudzania kreatywności.

Pięć kroków do wydajnej pracy z dokumentami papierowymi

Jak więc wykorzystać papier, by zwiększyć wydajność w biurze? Oto pięć najlepszych sposobów:

1. Sporządź codzienną listę zadań do wykonania

Kiedy zaczynasz dzień, nie zaglądaj od razu do skrzynki odbiorczej. Widok ogromnej liczby nieotwartych wiadomości to pierwszy krok do cyfrowego przeciążenia. Zamiast tego zapisz trzy najważniejsze priorytety na dany dzień, aby skupić umysł i nabrać energii.

2. Weź ze sobą notatnik na spotkania

Spotkania mogą zostać zepsute przez urządzenia – wszyscy są rozproszeni i nikt nie skupia się na temacie. Warto więc sięgnąć po tablicę flipchart i stworzyć strefę wolną od technologii, w której notatki sporządza się na papierze, a nie na laptopach. Uczestnicy będą bardziej zaangażowani, łatwiej zapamiętają zadania do wykonania, a co najważniejsze – spotkania będą krótsze.

3. Wykorzystaj karteczki samoprzylepne, aby uzyskać ogólny obraz sytuacji

W przypadku dużych projektów niemożliwe jest uzyskanie pełnego obrazu wszystkich aspektów na ekranie. Ciągłe przełączanie się między różnymi stronami i formatami po prostu przeciąża umysł i nikt nie jest w stanie dostrzec całościowego obrazu. Zamiast tego warto zapisać wszystkie aspekty projektu na kartkach papieru i przypiąć je do dużej ściany, aby lepiej zrozumieć zadanie.

4. Korzystaj z tradycyjnego dziennika pracy

Stary, dobry papierowy dziennik jest niezbędny do planowania czasu i pilnowania swoich zobowiązań. Już sam akt zapisania wpisu pomoże zapamiętać te informacje i przemyśleć, czego potrzebujesz na spotkanie.

5. Przygotuj się do prezentacji w formie papierowej

Chociaż podczas większości prezentacji oczekuje się wykorzystania programu PowerPoint, sporządzenie notatek na papierze pozwoli ci lepiej zrozumieć treść wystąpienia i pomoże zapamiętać więcej szczegółów. Notatki te będą również przydatną podpowiedzią podczas samego wystąpienia oraz dobrym rozwiązaniem awaryjnym na wypadek awarii sprzętu.

• Aby uzyskać więcej informacji na temat raportu dotyczącego wydajności w miejscu pracy, przejdź na stronę

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report