Bli mer produktiv med papir og forbedre ytelsen din på jobben

Bli mer produktiv med papir og forbedre ytelsen din på jobben.

Etter julens og nyttårets festligheter bør du nå ha kommet tilbake til arbeidsrutinen. Og etter høytidsferien har du sannsynligvis en haug med oppgaver på gjøremålslisten din som må gjøres raskt. Så hvordan kan du øke produktiviteten din samtidig som du sørger for at alt fortsatt blir gjort med riktig grad av omhu og oppmerksomhet? Hvis du jobber på et kontor, kommer svaret i form av papir.

Digital overbelastning

Det er liten tvil om at gjennomsnittet Kontoret bruker nå digital teknologi. Alt fra kommunikasjon og presentasjoner til å ta imot bestillinger på kaffeturen foregår digitalt. Men selv om dette har gjort mange daglige prosesser mer effektive, kan det ha en negativ innvirkning på produktiviteten. Å stirre på skjermer i syv timer om dagen kan føre til digital utmattelse, noe som kan gjøre tilsynelatende enkle oppgaver mye vanskeligere og ta mye lengre tid.

En ny undersøkelse har avdekket at mer enn halvparten av kontoransatte lider av digital overbelastning, og 62 % oppgir at digitale verktøy gjør at teamene deres mister konsentrasjonen og blir ineffektive i møter. Undersøkelsen, som har tittelen «Workplace Productivity Report», viste også at over halvparten mener at skjermbelastning gjør dem mindre produktive.

Da de ble spurt om papirbruken på arbeidsplassen, svarte 60 % av de spurte at de bevisst bruker papir for å øke produktiviteten, mens 96 % foretrekker å jobbe med papirkopier av informasjon fremfor den digitale versjonen. Rapporten konkluderte med at ansatte trenger en god balanse mellom analoge og digitale løsninger på kontoret for å oppnå fokus og produktivitet.

«Det er ingen tvil om at digitale verktøy på mange måter har gjort arbeidsplassen mer effektiv,» forklarer produktivitetsekspert Holland Haiis. «Men selv om digitale verktøy har hjulpet oss med å oppnå mer enn vi noensinne hadde forestilt oss, innser vi også at det er på tide å skape en liten teknologisk balanse ved hjelp av noen ikke-teknologiske verktøy.»

Bli engasjert med papir

Produktivitetsøkningen som følger av å arbeide med papir, skyldes de samme nevrologiske årsakene som gjør at vi får bedre forståelse av en trykt lærebok. Når man leser fra en skjerm, har hjernen en tendens til å skumme gjennom, ved å plukke ut bare enkelte ord og uttrykk for å få en rask, overfladisk forståelse av emnet. Men når man leser på papir, blir hjernen fullt engasjert, tar inn hvert eneste ord og får en dypere innsikt i informasjonen.

«96 % av kontoransatte foretrekker å jobbe med papirkopier av informasjon fremfor den digitale versjonen»

Denne refleksjonsprosessen gjelder også når man skriver på papir, da den fysiske handlingen bidrar til å skjerpe konsentrasjonen ytterligere, slik at man blir mer engasjert i oppgaven, husker innholdet bedre og finner løsninger raskere. Det er derfor 51 % av kontoransatte fremdeles noterer ned ideene sine i en notatbok, og 63 % foretrekker å bruke papir for å samarbeide med kolleger og stimulere kreativiteten.

Fem trinn for å bli produktiv med papir

Så hvordan kan du bruke papir til å få gjort mer på kontoret? Her er fem av de beste måtene:

1. Lag en daglig gjøreliste

Når du starter dagen, bør du ikke gå rett til e-postinnboksen. Å se en haug med uåpnede meldinger er det første skrittet mot digital overbelastning. Skriv i stedet ned de tre viktigste prioriteringene du har for dagen, for å samle tankene og få ny energi.

2. Ta med deg en notatbok til møtene

Møter kan bli ødelagt av elektroniske enheter, når alles oppmerksomhet er rettet mot forskjellige ting og ingen konsentrerer seg om temaet. Så hent frem en flipover og opprett en teknologifri sone, der man tar notater på papir i stedet for på bærbare datamaskiner. Deltakerne vil være mer engasjerte, oppgaver blir husket, og – ikke minst – møtene blir kortere.

3. Bruk klistrelapper for å få oversikten

Når det gjelder store prosjekter, er det umulig å få oversikt over alle aspekter på en skjerm. Å hele tiden hoppe mellom ulike sider og formater overbelaster hjernen, og da klarer ingen å se helheten. Skriv i stedet ned alle aspekter ved prosjektet på papirlapper og heng dem opp på en stor vegg for å få en dypere forståelse av oppgaven.

4. Bruk en tradisjonell arbeidsdagbok

Den gode, gamle papirdagboken er avgjørende for å planlegge tiden din og holde oversikt over forpliktelsene dine. Bare det å skrive ned en oppføring vil hjelpe deg med å huske informasjonen og tenke gjennom hva du trenger til avtalen.

5. Forbered deg på presentasjoner på papir

Selv om det forventes at man bruker PowerPoint ved de fleste presentasjoner, vil det å skrive notatene dine på papir gi deg en dypere forståelse av talen din og hjelpe deg å huske mer av den. Notatene dine vil også fungere som nyttige påminnelser under selve talen og være en god reserve dersom teknologien skulle svikte.

• For mer informasjon om rapporten om produktivitet på arbeidsplassen, gå til

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report