American Latina
ANZ
Austria
Brazil
Czech
Finnish
France
Germany
Italy
North
America
Norway
Polish
Portugal
Spain
Sweden
United Kingdom
Bli mer produktiv med papir og forbedre arbeidsytelsen.
Etter utskeielsene i julen og på nyttår bør du nå ha kommet tilbake i arbeidsrutinen. Etter høytidsferien er det dessuten sannsynlig at du har en rekke oppgaver på gjøremålslisten som må gjøres raskt. Så hvordan øker du produktiviteten samtidig som du sørger for at alt fortsatt blir gjort med riktig grad av omhu og oppmerksomhet? Hvis du jobber på et kontor, kommer svaret i form av papir.
Digital overbelastning
Det er liten tvil om at det gjennomsnittlige kontoret nå drives av digital teknologi. Alt fra kommunikasjon og presentasjoner til bestilling av kaffe er digitalt basert. Selv om dette har gjort mange dagligdagse prosesser mer effektive, kan det ha en negativ effekt på produktiviteten. Å stirre på skjermer i sju timer om dagen kan føre til digital utmattelse, noe som kan gjøre tilsynelatende enkle oppgaver mye vanskeligere og få dem til å ta mye lengre tid.
En ny undersøkelse har vist at mer enn halvparten av kontoransatte lider av digital overbelastning, og 62 % sier at digitale verktøy gjør teamene deres ukonsentrerte og ineffektive i møter. Undersøkelsen, som har fått navnet Workplace Productivity Report, viste også at over halvparten føler at skjermoverbelastning gjør dem mindre produktive.
På spørsmål om bruk av papir på arbeidsplassen svarte 60 % av respondentene at de spesifikt bruker papir for å gjøre seg selv mer produktive, mens 96 % foretrekker å jobbe med papirkopier av informasjon fremfor den digitale versjonen. Rapporten konkluderte med at arbeidstakere trenger en god balanse mellom analogt og digitalt på kontoret for å kunne konsentrere seg og være produktive.
«Det er ingen tvil om at digitale verktøy på mange måter har gjort arbeidsplassen mer effektiv», forklarer produktivitetsekspert Holland Haiis. «Men selv om digitale verktøy har hjulpet oss med å oppnå mer enn vi noen gang hadde forestilt oss, innser vi også at tiden er inne for litt teknologisk balanse ved hjelp av noen ikke-teknologiske verktøy.»
Fordyp deg med papir
Produktivitetsøkningen som kommer av å jobbe med papir, skyldes de samme nevrologiske årsakene som gjør at vi får bedre forståelse av en trykt lærebok. Når vi leser fra en skjerm, har hjernen en tendens til å skumlese og plukke ut bare enkelte ord og setninger for å få en rask forståelse på overflatenivå. Når vi derimot leser på trykk, blir hjernen fullt engasjert, får med seg hvert ord og oppnår en dypere innsikt i informasjonen.
«96 % av kontoransatte foretrekker å jobbe med papirkopier av informasjon fremfor den digitale versjonen»
Denne grundige tankeprosessen gjelder også når man skriver på papir. Den fysiske prosessen skjerper konsentrasjonen ytterligere, gjør at man engasjerer seg mer i oppgaven, husker bedre og finner løsninger raskere. Derfor skriver fortsatt 51 % av kontoransatte ned ideene sine i en notatbok, og 63 % foretrekker å bruke papir til å samarbeide med kolleger og sette i gang kreativiteten.
Fem trinn for å bli mer produktiv med papir
Så hvordan kan du bruke papir til å få gjort mer på kontoret? Her er fem av de beste måtene:
- Lag en daglig gjøremålsliste
Når du starter dagen, bør du ikke gå rett til e-postinnboksen. Å se en mengde uleste meldinger er første steg mot digital overbelastning. Skriv heller ned de tre viktigste prioriteringene dine for dagen, slik at du kan konsentrere deg og få ny energi.
- Ta med en notatbok i møter
Møter kan bli ødelagt av enheter, når alles oppmerksomhet er rettet mot forskjellige ting og ingen konsentrerer seg om temaet. Ta derfor frem en flippover og skap en teknologifri sone, der notater tas på papir i stedet for på bærbare datamaskiner. Folk vil engasjere seg mer, oppgavene blir husket, og ikke minst blir møtene kortere.
- Bruk klistrelapper for å se helheten
Når man jobber med store prosjekter, er det umulig å få oversikt over alle aspektene på en skjerm. Stadig veksling mellom ulike sider og formater overbelaster ganske enkelt hjernen, og ingen kan se helheten. Skriv heller ned alle aspektene ved prosjektet på papirark og fest dem på en stor vegg for å få en dypere forståelse av arbeidet.
- Bruk en tradisjonell arbeidskalender
Den gode, gamle arbeidskalenderen i papir er avgjørende for å planlegge tiden din og holde oversikt over forpliktelsene dine. Selve handlingen med å skrive ned en avtale hjelper deg med å huske informasjonen og tenke gjennom hva du trenger til avtalen.
- Forbered presentasjoner på papir
Selv om PowerPoint forventes i de fleste presentasjoner, vil det å skrive notatene dine på papir gi deg en dypere forståelse av talen din og hjelpe deg med å huske mer av den. Notatene vil også gi deg nyttige stikkord under selve talen og være en god reserve dersom teknologien skulle svikte.
- Hvis du vil ha mer informasjon om Workplace Productivity Report, kan du gå til
