Aumenta la tua produttività grazie alla carta e migliora le tue prestazioni nel lavoro

Metti a frutto la carta e migliora le tue prestazioni nel lavoro.

Dopo gli eccessi di Natale e Capodanno, a questo punto dovresti esserti già riadattato alla routine del lavoro. E dopo le festività, è probabile che abbiate una pila di cose da fare nella vostra lista delle attività che hanno bisogno di essere sbrigate rapidamente. Quindi, come aumentare la vostra produttività assicurandovi al contempo che tutto venga portato a termine con la giusta cura e attenzione? Se lavorate in ufficio, la risposta è la carta.

Sovraccarico digitale

Non c’è dubbio che la media L’ufficio ora utilizza la tecnologia digitale. Tutto, dalla comunicazione alle presentazioni fino alla raccolta degli ordini per il caffè, avviene in formato digitale. Tuttavia, sebbene ciò abbia reso più efficienti molti processi quotidiani, può avere un effetto negativo sulla produttività. Stare davanti allo schermo per sette ore al giorno può causare affaticamento digitale, che a sua volta può rendere compiti apparentemente semplici molto più difficili e richiedere molto più tempo.

Da un nuovo sondaggio è emerso che oltre la metà dei lavoratori d’ufficio soffre di sovraccarico digitale: il 62% afferma infatti che gli strumenti digitali rendono i propri team distratti e inefficienti durante le riunioni. Il sondaggio, intitolato “Workplace Productivity Report”, ha inoltre rilevato che oltre la metà degli intervistati ritiene che il sovraccarico da schermo li renda meno produttivi.

Alla domanda sull’uso della carta sul posto di lavoro, il 60% degli intervistati ha dichiarato di ricorrere alla carta proprio per aumentare la propria produttività, mentre il 96% preferisce lavorare con copie cartacee delle informazioni piuttosto che con la versione digitale. Il rapporto ha concluso che, per garantire concentrazione e produttività, i lavoratori hanno bisogno di un solido equilibrio tra analogico e digitale in ufficio.

«Non c’è dubbio che gli strumenti digitali abbiano reso l’ambiente di lavoro più efficiente sotto molti aspetti», spiega Holland Haiis, esperto di produttività. «Ma sebbene gli strumenti digitali ci abbiano aiutato a ottenere risultati ben oltre ogni nostra immaginazione, ci rendiamo anche conto che è giunto il tempo di ritrovare un po’ di equilibrio tecnologico con l’aiuto di alcuni strumenti non tecnologici».

Lasciati affascinare dalla carta

L’aumento della produttività che deriva dall’uso della carta avviene per le stesse ragioni neurologiche per cui riusciamo a capire meglio un libro di testo cartaceo. Quando si legge da uno schermo, la mente tende a sfogliare, cogliendo solo alcune parole e frasi selezionate per ottenere una rapida comprensione superficiale dell’argomento. Quando invece si legge su carta, la mente viene coinvolta appieno, assimilando ogni parola e acquisendo una comprensione più approfondita dell’informazione.

«Il 96% degli impiegati preferisce lavorare con copie cartacee delle informazioni piuttosto che con la versione digitale»

Questo processo di riflessione approfondita si estende anche alla scrittura su carta: l’atto fisico di scrivere aiuta a concentrare ulteriormente la mente, consentendole di dedicarsi con maggiore impegno al compito, migliorando la memorizzazione e fornendo soluzioni più rapidamente. Ecco perché il 51% degli impiegati continua ad annotare le proprie idee su un taccuino e il 63% preferisce utilizzare la carta per collaborare con i colleghi e stimolare la creatività.

Cinque passaggi per diventare produttivi con la carta

Come si può quindi utilizzare la carta per essere più produttivi in ufficio? Ecco cinque dei modi migliori:

1. Prepara una lista delle cose da fare ogni giorno

Quando inizi il giorno, non andare subito a controllare l’email. Vedere una montagna di messaggi non letti è il primo passo verso il sovraccarico digitale. Anzi, scrivi le tre priorità principali del giorno per concentrarti e fare il pieno di energia.

2. Porta con te un taccuino alle riunioni

Le riunioni possono essere rovinate dai dispositivi elettronici: l’attenzione di tutti è dispersa e nessuno si concentra sull’argomento. Quindi procuratevi una lavagna a fogli mobili e create una zona senza tecnologia, in cui prendere appunti su carta anziché sui computer portatili. Le persone saranno più coinvolte, i compiti da svolgere verranno ricordati e, cosa importante, le riunioni saranno più brevi.

3. Usa i post-it per avere una visione grande

Quando si tratta di progetti di grandi dimensioni, è impossibile avere una visione d’insieme di ogni aspetto su uno schermo. Passare continuamente da una pagina diversa all’altra e da un formato diverso non fa altro che sovraccaricare la mente e impedisce di vedere il quadro generale. È meglio, invece, scrivere ogni aspetto del progetto su fogli di carta e appenderli su una grande parete per capire meglio il lavoro.

4. Utilizza un’agenda di lavoro tradizionale

Il buon vecchio diario cartaceo è fondamentale per pianificare il proprio tempo e tenere sotto controllo i propri impegni. Il semplice fatto di scrivere una nota aiuta a memorizzare quelle informazioni e a pensare a ciò che si ha bisogno di avere per l’appuntamento.

5. Prepararsi per le presentazioni su carta

Sebbene nella maggior parte delle presentazioni ci si aspetti l’uso di PowerPoint, scrivere gli appunti su carta ti consentirà di capire meglio il tuo discorso e ti aiuterà a ricordarne una parte maggiore. I tuoi appunti ti forniranno inoltre utili spunti durante il discorso stesso e costituiranno un buon piano di riserva nel caso in cui la tecnologia dovesse venire meno.

• Per ulteriori informazioni sul Rapporto sulla produttività sul posto di lavoro, andare al sito

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report