Gagnez en productivité grâce au papier et améliorez vos performances au travail

Gagnez en productivité grâce au papier et améliorez vos performances professionnelles.

Après les excès de Noël et du Nouvel An, vous devriez avoir repris le rythme du travail à présent. Et après ces vacances, il y a fort à parier que votre liste de tâches s’est allongée et que certaines d’entre elles doivent être réglées rapidement. Comment donc augmenter votre productivité tout en veillant à ce que chaque tâche soit accomplie avec le soin et l’attention nécessaires ? Si vous travaillez dans un bureau, la réponse se trouve dans le papier.

Surcharge numérique

Il ne fait guère de doute que la moyenne Le bureau fonctionne désormais grâce à la technologie numérique. Tout, de la communication aux présentations en passant par la prise de commandes pour aller chercher le café, se fait par voie numérique. Mais si cela a permis de rendre de nombreux processus quotidiens plus efficaces, cela peut aussi avoir un effet néfaste sur la productivité. Passer sept heures par jour les yeux rivés sur un écran peut entraîner une fatigue numérique, qui peut rendre des tâches apparemment simples beaucoup plus difficiles et prendre beaucoup plus de temps.

Une nouvelle enquête a révélé que plus de la moitié des employés de bureau souffrent d’une surcharge numérique, 62 % d’entre eux affirmant que les outils numériques nuisent à la concentration et à l’efficacité de leurs équipes lors des réunions. Cette enquête, intitulée « Rapport sur la productivité au travail », a également montré que plus de la moitié des personnes interrogées estiment que la surcharge d’écrans réduit leur productivité.

Interrogés sur leur utilisation du papier au travail, 60 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles utilisaient le papier précisément pour gagner en productivité, tandis que 96 % préfèrent travailler avec des copies papier plutôt qu’avec des documents numériques. Le rapport conclut que les employés ont besoin d’un bon équilibre entre le support papier et le numérique au bureau pour rester concentrés et être productifs.

« Il ne fait aucun doute que les outils numériques ont, à bien des égards, rendu le lieu de travail plus efficace », explique Holland Haiis, expert en productivité. « Mais si ces outils nous ont permis d’accomplir bien plus que nous n’aurions jamais pu l’imaginer, nous prenons également conscience qu’il est temps de rétablir un certain équilibre technologique en recourant à des outils non technologiques. »

Laissez-vous séduire par le papier

Le gain de productivité lié à l’utilisation du papier s’explique par les mêmes mécanismes neurologiques qui nous permettent de mieux comprendre le contenu d’un manuel scolaire imprimé. Lorsque l’on lit sur un écran, l’esprit a tendance à parcourir rapidement, en ne retenant que certains mots et expressions pour se faire une idée rapide et superficielle du sujet. En revanche, lorsque l’on lit un texte imprimé, l’esprit est pleinement mobilisé : il assimile chaque mot et permet une compréhension plus approfondie de l’information.

« 96 % des employés de bureau préfèrent travailler avec des documents papier plutôt qu’avec leur version numérique. »

Ce processus de réflexion approfondie s’étend également à l’écriture sur papier : le geste physique permet de mieux concentrer l’esprit, ce qui favorise une implication plus grande dans la tâche, améliore la mémorisation et permet de trouver des solutions plus rapidement. C’est pourquoi 51 % des employés de bureau continuent de noter leurs idées dans un carnet et 63 % préfèrent utiliser du papier pour collaborer avec leurs collègues et stimuler leur créativité.

Cinq étapes pour optimiser votre gestion des documents papier

Alors, comment utiliser le papier pour être plus efficace au bureau ? Voici cinq des meilleures astuces :

1. Faites une liste quotidienne des choses à faire

Au début de la journée, ne vous précipitez pas directement sur votre boîte de réception. La vue d’une multitude de messages non ouverts est le premier pas vers la surcharge numérique. Notez plutôt vos trois principales priorités de la journée afin de vous concentrer et de faire le plein d’énergie.

2. Apportez un cahier lors des réunions

Les réunions peuvent être gâchées par les appareils électroniques : chacun a l’esprit ailleurs et personne ne se concentre sur le sujet. Alors, munissez-vous d’un tableau à feuilles mobiles et créez un espace « sans technologie », où l’on prendra des notes sur papier plutôt que sur ordinateur portable. Les participants seront plus impliqués, les tâches à accomplir seront mieux retenues et, surtout, les réunions seront plus courtes.

3. Utilisez des post-it pour avoir une vue d’ensemble

Dans le cadre de grands projets, il est impossible d’avoir une vue d’ensemble de tous les aspects sur un écran. Passer sans cesse d’une page à l’autre et d’un format à l’autre ne fait que surcharger l’esprit et empêche de voir la situation dans son ensemble. Il vaut mieux noter chaque aspect du projet sur des feuilles de papier et les afficher sur un grand mur pour mieux cerner le travail à réaliser.

4. Utilisez un agenda professionnel classique

Le bon vieil agenda papier est indispensable pour organiser votre temps et ne pas perdre de vue vos engagements. Le simple fait de noter quelque chose vous aidera à retenir cette information et à réfléchir à ce dont vous aurez besoin pour ce rendez-vous.

5. Préparez vos présentations sur papier

Même si l’on s’attend généralement à ce que les présentations soient accompagnées d’un fichier PowerPoint, le fait de rédiger vos notes sur papier vous permettra de mieux comprendre votre discours et vous aidera à en retenir davantage. Vos notes vous serviront également de repères pratiques pendant le discours lui-même et constitueront une bonne solution de secours en cas de panne technique.

• Pour plus d’informations sur le rapport sur la productivité au travail, rendez-vous sur

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report