Aumenta tu productividad con el papel y mejora tu rendimiento en el trabajo

Aumenta tu productividad con el papel y mejora tu rendimiento en el trabajo.

Tras los excesos de Navidad y Año Nuevo, a estas alturas ya deberías haber vuelto a la rutina laboral. Y tras las vacaciones, es probable que tengas una pila de tareas pendientes en tu lista que hay que resolver rápidamente. Entonces, ¿cómo puedes aumentar tu productividad y, al mismo tiempo, asegurarte de que todo se haga con el cuidado y la atención necesarios? Si trabajas en una oficina, la respuesta está en el papel.

Sobrecarga digital

No cabe duda de que la media La oficina funciona ahora con tecnología digital. Todo, desde la comunicación hasta las presentaciones, pasando por los pedidos para ir a por café, se gestiona de forma digital. Pero, aunque ha hecho que muchos procesos cotidianos sean más eficientes, puede tener un efecto perjudicial sobre la productividad. Pasar siete horas al día mirando pantallas puede provocar fatiga digital, lo que puede hacer que tareas aparentemente sencillas resulten mucho más difíciles y lleven mucho más tiempo.

Una nueva encuesta ha revelado que más de la mitad de los profesionales de oficina sufren sobrecarga digital, y el 62 % afirma que las herramientas digitales hacen que sus equipos pierdan la concentración y sean ineficaces en las reuniones. La encuesta, titulada «Informe sobre la productividad en el lugar de trabajo», también ha revelado que más de la mitad considera que la sobrecarga de pantallas les hace menos productivos.

Al ser preguntados sobre el uso que hacen del papel en el lugar de trabajo, el 60 % de los encuestados afirmó que utiliza el papel específicamente para aumentar su productividad, mientras que el 96 % prefiere trabajar con copias en papel de la información en lugar de con la versión digital. El informe concluyó que los trabajadores necesitan un equilibrio sólido entre lo analógico y lo digital en la oficina para mantener la concentración y la productividad.

«No hay duda de que las herramientas digitales han hecho que el lugar de trabajo sea más eficiente en muchos aspectos», explica Holland Haiis, experto en productividad. «Pero, aunque las herramientas digitales nos han ayudado a lograr más de lo que jamás habíamos imaginado, también nos damos cuenta de que es hora de buscar un poco de equilibrio tecnológico con la ayuda de algunas herramientas no tecnológicas».

Sumérgete en el mundo del papel

El aumento de la productividad que se deriva del trabajo con papel se debe a las mismas razones neurológicas por las que comprendemos mejor el contenido de un libro de texto impreso. Al leer en una pantalla, la mente tiende a leer por encima, seleccionando solo determinadas palabras y frases para hacerse una idea rápida y superficial del tema. Sin embargo, al leer en papel, la mente se implica por completo, asimilando cada palabra y obteniendo una comprensión más profunda de la información.

«El 96 % de los empleados de oficina prefiere trabajar con copias en papel de la información en lugar de con la versión digital».

Este proceso de reflexión profunda también se extiende a la escritura en papel, ya que el acto físico de escribir ayuda a concentrar aún más la mente, lo que permite una mayor implicación en la tarea, mejora la retención de la información y facilita la búsqueda de soluciones más rápidamente. Por eso, el 51 % de los trabajadores de oficina sigue anotando sus ideas en un cuaderno y el 63 % prefiere utilizar papel para colaborar con sus compañeros y estimular la creatividad.

Cinco pasos para ser productivo con el papel

Entonces, ¿cómo puedes utilizar el papel para ser más productivo en la oficina? Aquí tienes cinco de las mejores formas de hacerlo:

1. Haz una lista diaria de tareas pendientes

Cuando empieces el día, no vayas directamente a la bandeja de entrada del correo electrónico. Ver una gran cantidad de mensajes sin leer es el primer paso hacia la sobrecarga digital. En su lugar, anota las tres prioridades principales que tengas para el día, para concentrarte y llenarte de energía.

2. Lleva un cuaderno a las reuniones

Las reuniones pueden echarse a perder por culpa de los dispositivos, ya que la atención de todos está dispersa y nadie se concentra en el tema. Así que coge un rotafolio y crea una zona libre de tecnología, en la que se tomen notas en papel en lugar de en los portátiles. La gente participará más, se recordarán las tareas pendientes y, lo que es más importante, las reuniones serán más cortas.

3. Utiliza notas adhesivas para tener una visión general

En los proyectos de gran envergadura, es imposible tener una visión general de todos los aspectos en una sola pantalla. Pasar constantemente de una página a otra y de un formato a otro simplemente sobrecarga la mente y nadie puede ver el panorama general. En su lugar, anota todos los aspectos del proyecto en hojas de papel y colócalas en una pared grande para comprender mejor el trabajo.

4. Utiliza una agenda de trabajo tradicional

La clásica agenda de papel es fundamental para planificar tu tiempo y estar al día con tus compromisos. El mero hecho de escribir una nota te ayudará a recordar esa información y a pensar en lo que necesitas para la cita.

5. Prepárate para las presentaciones en papel

Aunque en la mayoría de las presentaciones se da por hecho el uso de PowerPoint, escribir tus notas en papel te permitirá comprender mejor tu discurso y te ayudará a recordar mejor su contenido. Además, tus notas te servirán de guía durante el discurso y te ofrecerán un buen plan B en caso de que la tecnología falle.

• Para obtener más información sobre el Informe sobre la productividad en el lugar de trabajo, visita

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report