Zvyšte svou produktivitu díky papíru a zlepšete svůj pracovní výkon

Zvyšte svou produktivitu při práci s papírem a zlepšete své pracovní výsledky.

Po vánočních a novoročních oslavách byste se už měli vrátit do pracovního rytmu. A po sváteční přestávce máte pravděpodobně na seznamu úkolů hromadu položek, které je třeba rychle vyřídit. Jak tedy zvýšit svou produktivitu a zároveň zajistit, aby bylo vše vyřízeno s náležitou péčí a pozorností? Pokud pracujete v kanceláři, odpověď se skrývá v papíru.

Digitální přetížení

Není pochyb o tom, že průměrný Kancelář nyní využívá digitální technologie. Vše, od komunikace přes prezentace až po zadávání objednávek na kávu, probíhá digitálně. Ačkoli to zvýšilo efektivitu mnoha každodenních procesů, může to mít negativní dopad na produktivitu. Sedm hodin denně strávených zíráním na obrazovky může vést k digitální únavě, kvůli které se zdánlivě jednoduché úkoly mohou jevit jako mnohem obtížnější a jejich vyřízení může trvat mnohem déle.

Nový průzkum odhalil, že více než polovina kancelářských pracovníků trpí digitálním přetížením, přičemž 62 % z nich uvádí, že digitální nástroje způsobují, že se jejich týmy při schůzkách nedokážou soustředit a pracují neefektivně. Průzkum s názvem „Workplace Productivity Report“ rovněž zjistil, že více než polovina respondentů má pocit, že přetížení obrazovkami snižuje jejich produktivitu.

Na otázku ohledně využívání papíru na pracovišti 60 % respondentů uvedlo, že papír používají právě proto, aby zvýšili svou produktivitu, zatímco 96 % dává přednost práci s papírovými kopiemi informací před digitálními verzemi. Zpráva dospěla k závěru, že zaměstnanci potřebují v kanceláři vyvážený poměr mezi analogovými a digitálními prostředky, aby se mohli lépe soustředit a dosahovat vyšší produktivity.

„Není pochyb o tom, že digitální nástroje v mnoha ohledech zvýšily efektivitu práce,“ vysvětluje odborník na produktivitu Holland Haiis. „I když nám digitální nástroje pomohly dosáhnout více, než jsme si kdy dokázali představit, uvědomujeme si také, že je čas na trochu technologické rovnováhy s pomocí některých netechnologických nástrojů.“

Zapojte se do práce s papírem

Zvýšení produktivity při práci s papírem má stejné neurologické příčiny jako to, proč lépe rozumíme obsahu tištěné učebnice. Při čtení z obrazovky má mysl tendenci prolistovat, přičemž si vybíráme pouze vybraná slova a fráze, abychom si o daném tématu udělali rychlý povrchní přehled. Při čtení tištěného textu se však mysl plně soustředí, vnímá každé slovo a získává hlubší vhled do obsahu.

„96 % kancelářských pracovníků dává přednost práci s tištěnými kopiemi informací před digitální verzí“

Tento proces hlubokého zamyšlení se vztahuje i na psaní na papír, přičemž fyzický akt psaní ještě více soustředí mysl, což jí umožňuje intenzivněji se ponořit do úkolu, zlepšuje zapamatování a vede k rychlejšímu nalezení řešení. Právě proto si 51 % kancelářských pracovníků stále zapisuje své nápady do zápisníku a 63 % dává přednost papíru při spolupráci s kolegy a při podněcování kreativity.

Pět kroků, jak efektivně pracovat s papírem

Jak tedy můžete využít papír k tomu, abyste v kanceláři stihli více práce? Zde je pět nejlepších způsobů:

1. Vytvořte si denní seznam úkolů

Až začnete den, nechoďte hned do schránky s e-maily. Pohled na hromadu neotevřených zpráv je prvním krokem k digitálnímu přetížení. Místo toho si zapište tři nejdůležitější priority, které máte na dnešek, abyste se soustředili a nabrali energii.

2. Vezměte si na schůzky zápisník

Schůzky mohou zkazit elektronická zařízení – pozornost účastníků se rozptýlí a nikdo se nesoustředí na dané téma. Vezměte si proto flipchart a vytvořte zónu bez technologií, kde se poznámky budou psát na papír místo do notebooků. Účastníci budou aktivnější, lépe si zapamatují úkoly a, co je důležité, schůzky budou kratší.

3. Pro celkový přehled použijte lepící poznámky

U velkých projektů je nemožné získat na obrazovce přehled o všech aspektech. Neustálé přeskakování mezi různými stránkami a formáty prostě přetěžuje mozek a nikdo tak nedokáže vidět celkový obraz. Místo toho si zapište všechny aspekty projektu na kousky papíru a připevněte je na velkou zeď, abyste získali hlubší pochopení daného úkolu.

4. Používejte klasický pracovní deník

Starý dobrý papírový diář je nepostradatelný pro plánování času a přehled o vašich závazcích. Už samotný akt zapsání záznamu vám pomůže si danou informaci zapamatovat a zamyslet se nad tím, co budete na schůzku potřebovat.

5. Připravte si prezentace v tištěné podobě

Ačkoli se u většiny prezentací předpokládá použití programu PowerPoint, psaní poznámek na papír vám umožní lépe porozumět vašemu projevu a pomůže vám zapamatovat si z něj více. Vaše poznámky vám také poslouží jako užitečná pomůcka během samotného projevu a jako spolehlivá záloha pro případ, že by selhala technika.

• Další informace o zprávě o produktivitě na pracovišti najdete na adrese

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report