Tehosta työskentelyä paperin avulla ja paranna suoriutumistasi työssä

Tehosta työskentelyä paperin avulla ja paranna suoriutumistasi työssä.

Joulun ja uudenvuoden juhlinnan jälkeen olet varmasti jo palannut työrytmiin. Juhlatauon jälkeen tehtävälistallasi on todennäköisesti pino asioita, jotka pitää hoitaa nopeasti. Miten siis voit tehostaa työskentelyäsi ja samalla varmistaa, että kaikki tulee tehdyksi asianmukaisella huolellisuudella ja tarkkuudella. Jos työskentelet toimistossa, vastaus löytyy paperista.

Digitaalinen ylikuormitus

Ei liene epäilystäkään siitä, etteikö keskiverto toimisto toimisi nykyään digitaalisen teknologian varassa. Kaikki viestinnästä ja esityksistä kahvitilausten tekemiseen perustuu digitaalisiin ratkaisuihin. Vaikka ne ovat tehostaneet monia päivittäisiä prosesseja, ne voivat heikentää tuottavuutta. Seitsemän tuntia päivässä näyttöjä tuijottaminen voi johtaa digitaaliseen uupumukseen, joka voi tehdä näennäisen yksinkertaisista tehtävistä paljon vaikeampia ja viedä niiden tekemiseen huomattavasti enemmän aikaa.

Uusi kysely on paljastanut, että yli puolet toimistoalan ammattilaisista kärsii digitaalisesta ylikuormituksesta. Vastaajista 62 prosenttia sanoo digitaalisten työkalujen tekevän heidän tiimeistään kokouksissa hajamielisiä ja tehottomia. Workplace Productivity Report -nimisessä kyselyssä selvisi myös, että yli puolet vastaajista kokee näyttöjen aiheuttaman ylikuormituksen heikentävän tuottavuuttaan.

Kun vastaajilta kysyttiin paperin käytöstä työpaikalla, 60 prosenttia kertoi käyttävänsä paperia nimenomaan tehostaakseen työskentelyään, ja 96 prosenttia työskentelee mieluummin tietojen paperisten kopioiden kuin digitaalisen version parissa. Raportissa todettiin, että työntekijät tarvitsevat toimistossa hyvän tasapainon analogisten ja digitaalisten välineiden välillä voidakseen keskittyä ja työskennellä tuottavasti.

”Ei ole epäilystäkään siitä, etteivätkö digitaaliset työkalut olisi monin tavoin tehostaneet työpaikkoja”, tuottavuusasiantuntija Holland Haiis selittää. ”Vaikka digitaaliset työkalut ovat auttaneet meitä saavuttamaan enemmän kuin koskaan osasimme kuvitella, ymmärrämme myös, että on aika löytää hieman teknologista tasapainoa joidenkin teknologiasta riippumattomien työkalujen avulla.”

Ota paperi osaksi työskentelyäsi

Paperin parissa työskentelystä saatava tuottavuuden kasvu perustuu samoihin neurologisiin syihin kuin se, miksi ymmärrämme painetusta oppikirjasta lukemamme paremmin. Näytöltä luettaessa mieli pyrkii silmäilemään tekstiä poimien vain valikoituja sanoja ja ilmauksia saadakseen aiheesta nopeasti pintapuolisen käsityksen. Painettua tekstiä lukiessa mieli kuitenkin keskittyy täysin, omaksuu jokaisen sanan ja muodostaa tiedosta syvällisemmän käsityksen.

”96 % toimistotyöntekijöistä työskentelee mieluummin tietojen paperisten kopioiden kuin digitaalisen version parissa”

Tämä syvällinen ajatteluprosessi ulottuu myös paperille kirjoittamiseen. Fyysinen kirjoittamisprosessi keskittää mieltä entisestään, auttaa uppoutumaan tehtävään, parantaa asioiden mieleen painamista ja tuottaa ratkaisuja nopeammin. Siksi 51 prosenttia toimistotyöntekijöistä kirjoittaa edelleen ideansa muistiin vihkoon ja 63 prosenttia käyttää mieluummin paperia yhteistyöhön kollegojen kanssa ja luovuuden herättelyyn.

Viisi tapaa tehostaa työskentelyä paperin avulla

Miten voit siis saada toimistossa enemmän aikaan paperin avulla? Tässä viisi parasta tapaa:

1. Laadi päivittäinen tehtävälista

Kun aloitat päiväsi, älä siirry suoraan sähköpostin saapuneisiin viesteihin. Avaamattomien viestien suuri määrä on ensimmäinen askel kohti digitaalista ylikuormitusta. Kirjoita sen sijaan päivän kolme tärkeintä tehtävää paperille, jotta saat ajatuksesi keskittymään ja vireystilasi kohoamaan.

2. Ota muistikirja mukaan kokouksiin

Laitteet voivat pilata kokoukset, kun kaikkien huomio on kiinnittynyt eri asioihin eikä kukaan keskity käsiteltävään aiheeseen. Ota siis käyttöön lehtiötaulu ja luo teknologiavapaa tila, jossa muistiinpanot tehdään paperille kannettavien tietokoneiden sijaan. Ihmiset osallistuvat aktiivisemmin, tehtävät muistetaan ja mikä tärkeintä, kokoukset lyhenevät.

3. Muodosta kokonaiskuva muistilappujen avulla

Suurissa projekteissa on mahdotonta saada näytöltä kokonaiskuvaa kaikista osa-alueista. Jatkuva siirtyminen eri sivujen ja muotojen välillä vain kuormittaa aivoja, eikä kukaan pysty hahmottamaan kokonaisuutta. Kirjoita sen sijaan projektin jokainen osa-alue omalle paperilleen ja kiinnitä paperit suurelle seinälle, jotta saat tehtävästä syvällisemmän käsityksen.

4. Käytä perinteistä työkalenteria

Hyvä vanha paperinen työkalenteri on tärkeä apu ajankäytön suunnittelussa ja sitoumusten hallinnassa. Jo merkinnän kirjoittaminen auttaa painamaan tiedon mieleen ja pohtimaan, mitä tapaamista varten tarvitset.

5. Valmistaudu esityksiin paperin avulla

Vaikka useimmissa esityksissä odotetaan PowerPointin käyttöä, muistiinpanojen kirjoittaminen paperille auttaa ymmärtämään puheesi syvällisemmin ja muistamaan siitä enemmän. Muistiinpanot toimivat myös kätevinä apuvihjeinä itse puheen aikana ja hyvänä varasuunnitelmana, jos tekniikka pettää.

• Lisätietoja Workplace Productivity Report -raportista saat osoitteesta

www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report